الإجازات
أدوار المستخدم:
المسؤول: لديه إمكانية الوصول الكامل إلى النظام، بما في ذلك إدارة المستخدمين والأقسام وطلبات الإجازات.
مدير الخط: يمكنه تقديم طلبات الإجازات لنفسه، وعرض طلبات الإجازات المعلقة والموافقة عليها من التقارير المباشرة.
الموارد البشرية: يمكنه تقديم طلبات الإجازات، وعرض والموافقة (أرشفة) جميع طلبات الإجازات التي تحمل حالة “موافق عليها” من قبل المدير المباشر. بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم إدارة المستخدمين والأقسام.
مدير الموارد البشرية: لديه رؤية كاملة لجميع طلبات الإجازات، بغض النظر عن الحالة. يمكنهم الموافقة على أي طلب إجازة، متجاوزين موافقة المدير المباشر في الظروف الاستثنائية. كما أنهم يحملون أذونات إدارة المستخدم والقسم.
أنواع الإجازات:
- إجازة شخصية
- إجازة سنوية
- إجازة مرضية
- إجازة غير مخطط لها
قواعد طلب الإجازات:
- تتطلب طلبات الإجازات الشخصية والسنوية تقديمها قبل يوم واحد على الأقل من تاريخ
- الإجازة.
- يمكن تقديم طلبات الإجازات المرضية وغير المخطط لها في أي وقت.
- لا يمكن للمستخدمين تقديم طلبات الإجازات إذا كان رصيد إجازاتهم غير كافٍ للنوع المطلوب.
حالة طلب الإجازة:
- معلق: قدم المستخدم الطلب وينتظر موافقة المدير المباشر.
- تمت الموافقة: منح المدير المباشر الموافقة على طلب الإجازة.
- مؤرشف: أنهى أحد أعضاء فريق الموارد البشرية الطلب المعتمد.
- مرفوض: تم رفض طلب الإجازة من قبل المدير المباشر أو أحد أعضاء فريق الموارد البشرية.
دورة الإجازة:
- يقدم المستخدم الطلب: يبدأ المستخدم العملية عن طريق تقديم طلب إجازة من خلال النظام. يتم إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني بتفاصيل الإجازة إلى كل من المستخدم ومديره المباشر، مع إشعار داخل النظام لكلا الطرفين.
- الموافقة المعلقة: يتم تعيين حالة طلب الإجازة على “معلق” حتى يتخذ مدير الخط الإجراء.
- موافقة مدير الخط: عند تسجيل الدخول، يمكن لمدير الخط عرض جميع طلبات الإجازات المعلقة من أعضاء فريقه. يؤدي الموافقة على الطلب إلى تغيير الحالة إلى “موافق عليه”. يؤدي هذا إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني تحتوي على تفاصيل الإجازة إلى المستخدم وفريق الموارد البشرية، إلى جانب إشعارات النظام.
- مراجعة الموارد البشرية: يمكن لموظفي الموارد البشرية عرض جميع طلبات الإجازات “الموافق عليها” التي أرسلها أي مدير.